Ochrana osobných údajov
Informačná povinnosť spoločnosti
vypracovaná v zmysle zákona o ochrane osobných údajov
Identifikačné údaje prevádzkovateľa:
Spoločnosť 233 s.r.o., IČO: 50670689,
DIČ: 2120416617, Tolstého
32, 040 01 Košice, zapísaná v
Obchodnom registri Okresného súdu Košice I, oddiel: sro, vložka číslo: 40558/V
(ďalej len „spoločnosť”) vystupuje
pri spracúvaní osobných údajov svojich zamestnancov, klientov, zákazníkov alebo
obchodných partnerov (ďalej len „dotknutá osoba“) ako prevádzkovateľ
informačných systémov (ďalej len „IS“).
Právny základ spracúvania osobných údajov dotknutých osôb:
Pri spracúvaní osobných údajov spoločnosť
postupuje v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných
údajov a o zmene a doplnení niektorých predpisov (ďalej len
„zákon o ochrane osobných údajov“).
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon o ochrane osobných
údajov, osobitné právny predpisy a súhlas so spracúvaním osobných údajov,
a to v závislosti od účelu spracúvania osobných údajov.
V prípade, ak účel spracúvania osobných
údajov, okruh dotknutých osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje priamo
vykonateľný akt Európskej únie, medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská
republika viazaná, zákon o ochrane osobných údajov alebo osobitný zákon je
spoločnosť v zmysle zákona o ochrane osobných údajov oprávnená spracúvať osobné
údaje bez súhlasu dotknutej osoby.
Spoločnosť spracúva osobné údaje bez súhlasu
dotknutej osoby, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých osôb a
zoznam osobných údajov alebo ich rozsah ustanovuje priamo vykonateľný právne
záväzný akt Európskej únie, medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika
viazaná, alebo tento zákon. Ak zoznam alebo rozsah osobných údajov nie je
ustanovený, spoločnosť môže spracúvať osobné údaje len v rozsahu a spôsobom,
ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie ustanoveného účelu spracúvania pri dodržaní
základných povinností podľa zákona o ochrane osobných údajov.
Spoločnosť ďalej spracúva osobné údaje bez
súhlasu dotknutej osoby, ak účel spracúvania osobných údajov, okruh dotknutých
osôb a zoznam osobných údajov ustanovuje osobitný zákon a to len v rozsahu
a spôsobom, ktorý ustanovuje osobitný zákon. Spracúvané osobné údaje možno z
informačného systému poskytnúť, sprístupniť alebo zverejniť len vtedy, ak
osobitný zákon ustanovuje účel poskytovania, sprístupňovania alebo
zverejňovania, zoznam osobných údajov, ktoré možno poskytnúť, sprístupniť alebo
zverejniť, ako aj tretie strany, ktorým sa osobné údaje poskytujú, prípadne
okruh príjemcov, ktorým sa osobné údaje sprístupňujú, ak zákon o ochrane
osobných údajov neustanovuje inak.
Spoločnosť spracúva osobné údaje bez súhlasu
dotknutej osoby aj vtedy, ak:
a) spracúvanie osobných údajov
je nevyhnutné na plnenie zmluvy, v ktorej vystupuje dotknutá osoba ako jedna zo
zmluvných strán, alebo v predzmluvných vzťahoch s dotknutou osobou alebo pri
rokovaní o zmene zmluvy, ktoré sa uskutočňujú na žiadosť dotknutej osoby,
b) spracúvanie osobných údajov
je nevyhnutné na ochranu života, zdravia alebo majetku dotknutej osoby,
c) predmetom spracúvania sú
výlučne titul, meno, priezvisko a adresa dotknutej osoby bez možnosti priradiť
k nim ďalšie jej osobné údaje a ich využitie je určené výhradne pre potreby
prevádzkovateľa v poštovom styku s dotknutou osobou a evidencie týchto údajov,
d) sa spracúvajú osobné údaje,
ktoré už boli zverejnené v súlade so zákonom a prevádzkovateľ ich náležite
označil ako zverejnené; ten, kto tvrdí, že spracúva zverejnené osobné údaje, na
požiadanie preukáže úradu, že spracúvané osobné údaje boli už zákonne
zverejnené,
e) spracúvanie osobných údajov
je nevyhnutné na ochranu práv a právom chránených záujmov prevádzkovateľa alebo
tretej strany, pričom to neplatí, ak pri takomto spracúvaní osobných údajov
prevažujú základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré podliehajú ochrane
podľa tohto zákona.
Ak sa vzhľadom na účel spracúvania osobných
údajov ustanovený v priamo vykonateľnom právne záväznom akte Európskej únie,
medzinárodnej zmluve, ktorou je Slovenská republika viazaná, v zákone
o ochrane osobných údajov a osobitnom zákone nedajú vopred konkrétne určiť
jednotlivé osobné údaje, ktoré majú byť predmetom spracúvania, zoznam osobných
údajov možno nahradiť rozsahom osobných údajov.
Spoločnosť je povinná pri takomto spracúvaní
osobných údajov postupovať podľa zákona o ochrane osobných údajov okrem
tých prevádzkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje na účely súdneho konania a
v súvislosti s ním.
V prípade, ak sa na spracúvanie osobných
údajov neuplatňuje zákon o ochrane osobných údajov, je spoločnosť ako
prevádzkovateľ oprávnená spracúvať osobné údaje iba so súhlasom dotknutej
osoby.
Spoločnosť získava súhlas dotknutej osoby bez
nátlaku a vynucovania, ako aj bez podmieňovania hrozbou odmietnutia zmluvného
vzťahu, poskytovaných služieb alebo povinností vyplývajúcich pre
prevádzkovateľa z právne záväzných aktov Európskej únie, medzinárodnej
zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná alebo zákona.
V prípade odmietnutia poskytnutia osobných
údajov spoločnosti na účely potrebné pre poskytovanie služieb alebo napĺňanie
zákonných povinností je spoločnosť oprávnená upozorniť dotknutú osobu
s možnými následkami neposkytnutia osobných údajov.
Dotknuté osoby súhlasia s tým aby
spoločnosť pri spracúvaní osobných údajov poverila takýmto spracúvaním
sprostredkovateľa, ktorý spracúva osobné údaje v mene spoločnosti. Po
skončení účelu spracúvania osobných údajov spoločnosť tieto zákonne získané
osobné údaje dotknutých osôb zlikviduje v lehote stanovenej platnými právnymi
predpismi a v súlade s interným predpisom spoločnosti.
Účel spracúvania osobných údajov dotknutých osôb:
Spoločnosť rešpektuje Vaše súkromie
a poskytnuté osobné údaje považuje za dôverné.
Spoločnosť potrebuje pre kvalitné poskytovanie
svojich služieb poznať niektoré osobné údaje dotknutých osôb a potrebuje ich
poskytovať ďalším príjemcom za účelom plnenia si zákonných povinností
a zabezpečovanie služieb najvyššej kvality.
Spoločnosť spracúva poskytnuté osobné údaje
za viacerými účelmi.
Jednak ide o osobné údaje uchádzačov
o zamestnanie a osobné údaje svojich zamestnancov na účely personálnej
a mzdovej agendy, a s tým súvisiacich zákonných povinností
vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov.
Spoločnosť ďalej spracúva aj osobné údaje svojich
klientov, zákazníkov a obchodných partnerov za účelom zabezpečovania
svojej podnikateľskej činnosti s prihliadnutím na záujmy svojich klientov,
zákazníkov a obchodných partnerov.
K spracúvaniu osobných údajov za iným
účelom v spoločnosti nedochádza, čo znamená, že spoločnosť zhromažďuje,
uchováva a spracúva len osobné údaje dotknutých osôb, ktoré potrebuje za účelom
naplnenia svojich poskytovaných služieb. Poskytnuté osobné údaje sú prísne
chránené proti zneužitiu zo strany tretích neoprávnených subjektov, a to
prostriedkami zadokumentovanými v prijatom bezpečnostnom projekte
a bezpečnostnej smernici v zmysle zákona o ochrane osobných
údajov.
Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb
spoločnosť dodržiava základné povinnosti prevádzkovateľa vyplývajúce z zákona
o ochrane osobných údajov medzi ktoré patria aj nasledovné povinnosti.
Spoločnosť poskytnuté osobné údaje využíva vždy
na vopred stanovený účel spracúvania, ktorý je jasný, vymedzený jednoznačne
a konkrétne, pričom je v súlade s Ústavou Slovenskej republiky,
ústavnými zákonmi, zákonmi a medzinárodnými zmluvami, ktorými je Slovenská
republika viazaná.
Spoločnosť vždy vymedzuje podmienky spracúvania
osobných údajov tak, aby nedošlo k obmedzeniu práv dotknutej osoby
ustanovených zákonom.
Spoločnosť získava len také osobné údaje
dotknutých osôb, ktoré svojím rozsahom a obsahom zodpovedajú účelu
spracúvania a sú nevyhnutné na jeho dosiahnutie.
Spoločnosť zabezpečuje, aby sa osobné údaje
dotknutých osôb spracúvali výlučne spôsobom, ktorý zodpovedá účelu, na ktorý
boli vopred zhromaždené.
Spoločnosť ako prevádzkovateľ je povinná
spracúvať len správne, úplne a podľa potreby aktualizované osobné údaje vo
vzťahu k účelu spracúvania. Nesprávne a neúplne osobné údaje je
prevádzkovateľ povinný blokovať a bez zbytočného odkladu opraviť alebo
doplniť, ak ich nemožno opraviť alebo doplniť tak, aby boli správne, spoločnosť
tieto osobné údaje zreteľne označí a bez zbytočného odkladu zlikviduje.
Spoločnosť zabezpečuje, aby osobné údaje
dotknutých osôb boli spracúvané vo forme umožňujúcej identifikáciu jednotlivých
dotknutých osôb počas doby nie dlhšej, ako je nevyhnutné na dosiahnutie účelu
spracúvania.
Spoločnosť predpísaným spôsobom zlikviduje tie
osobné údaje, ktorých účel spracúvania sa skončil. Po skončení vymedzeného
účelu je spoločnosť oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu
a to na výskum alebo na účely štatistiky v ich anonymizovanej podobe.
Takto spracúvané osobné údaje prevádzkovateľ nemôže použiť na podporu opatrení
alebo rozhodnutí prijatých proti dotknutej osobe na obmedzenie jej základných
práv a slobôd.
Sprostredkovatelia:
Spoločnosť neposkytuje Vaše osobné údaje tretím
osobám v rozpore so zákonom o ochrane osobných údajov a za účelom ich
zhromažďovania, v rozpore s Vašimi záujmami alebo pokynmi, a tretej osobe sú
poskytované len v rámci uvedeného vyššie uvedeného účelu.
Spoločnosť pri svojich podnikateľských
aktivitách spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorých cieľom je
poskytovanie kvalitných služieb, pričom tieto subjekty pri výkone svojej
zmluvnej činnosti pre spoločnosť spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb.
Spoločnosť čestne vyhlasuje, že pri výbere
jednotlivých sprostredkovateľov dbala na ich odbornú, technickú, organizačnú
a personálnu spôsobilosť a ich schopnosť zaručiť bezpečnosť
spracúvaných osobných údajov prijatými bezpečnostnými opatreniami v zmysle
zákona o ochrane osobných údajov.
Spoločnosť zároveň pri výbere vhodného
sprostredkovateľa postupovala tak, aby nedošlo k ohrozeniu práv
a právom chránených záujmov dotknutých osôb.
Spoločnosť ako prevádzkovateľ uzatvorila so
sprostredkovateľmi v zmysle zákona o ochrane osobných údajov písomné
zmluvy o zabezpečení ochrany osobných údajov spracúvaných
sprostredkovateľmi, ktorých poverila spracúvaním osobných údajov dotknutých
osôb len v rozsahu, za podmienok a na účel dojednaný v zmluve
a spôsobom podľa zákona o ochrane osobných údajov.
Rozsah a zoznam spracúvaných osobných údajov:
Spoločnosť spracúva vo svojich informačných
systémoch osobné údaje dotknutých osôb v rozsahu potrebnom na dosiahnutie
stanoveného účelu. Ide o rozsah osobných údajov stanovených osobitnými
právnymi predpismi alebo v rozsahu súhlasu dotknutej osoby na spracúvanie
jej osobných údajov.
Spoločnosť spracúva iba osobné údaje, ktoré jej
boli poskytnuté dobrovoľne a v nevyhnutnej miere samotnou dotknutou
osobou. Poskytnutie osobných údajov spoločnosti nad rámec osobitných zákonov je
pritom dobrovoľné.
Podmienky a spôsob spracúvania osobných
údajov dotknutých osôb:
Spoločnosť spracúva vo svojich informačných
systémoch osobné údaje dotknutých osôb automatizovanými
i neautomatizovanými prostriedkami spracúvania.
Spoločnosť spracúvané osobné údaje nezverejňuje,
okrem prípadov, ak si to vyžaduje osobitný právny predpis alebo rozhodnutie
súdu alebo iného štátneho orgánu.
Spoločnosť nebude spracúvať Vaše osobné údaje
bez Vášho výslovného súhlasu alebo iného zákonného právneho základu za iným
účelom, ani vo väčšom rozsahu ako je uvedené v tejto informácii a evidenčných
listoch jednotlivých informačných systémoch prevádzkovateľa.
Práva dotknutej osoby spojené so spracúvaním jej osobných údajov:
Dotknutá osoba má právo na základe písomnej
žiadosti od spoločnosti vyžadovať:
a) potvrdenie, či sú alebo nie
sú osobné údaje o nej spracúvané,
b) vo všeobecne zrozumiteľnej
forme informácie o spracúvaní osobných údajov v informačnom systéme v rozsahu
podľa zákona o ochrane osobných údajov; pri vydaní rozhodnutia podľa
zákona o ochrane osobných údajov je dotknutá osoba oprávnená oboznámiť sa
s postupom spracúvania a vyhodnocovania operácií,
c) vo všeobecne zrozumiteľnej
forme presné informácie o zdroji, z ktorého získal jej osobné údaje na
spracúvanie,
d) vo všeobecne zrozumiteľnej
forme zoznam jej osobných údajov, ktoré sú predmetom spracúvania,
e) opravu alebo likvidáciu
svojich nesprávnych, neúplných alebo neaktuálnych osobných údajov, ktoré sú
predmetom spracúvania,
f) likvidáciu jej osobných
údajov, ktorých účel spracúvania sa skončil; ak sú predmetom spracúvania úradné
doklady obsahujúce osobné údaje, môže požiadať o ich vrátenie,
g) likvidáciu jej osobných
údajov, ktoré sú predmetom spracúvania, ak došlo k porušeniu zákona,
h) blokovanie jej osobných
údajov z dôvodu odvolania súhlasu pred uplynutím času jeho platnosti, ak
spoločnosť spracúva osobné údaje na základe súhlasu dotknutej osoby.
Vyššie uvedené práva dotknutej osoby podľa
písmena e) a f) možno obmedziť, len ak takéto obmedzenie vyplýva z osobitného
zákona alebo jeho uplatnením by bola porušená ochrana dotknutej osoby, alebo by
boli porušené práva a slobody iných osôb.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov má
dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej spoločnosti právo
namietať voči:
a) spracúvaniu jej osobných
údajov, o ktorých predpokladá, že sú alebo budú spracúvané na účely priameho
marketingu bez jej súhlasu, a žiadať ich likvidáciu,
b) využívaniu osobných údajov
uvedených v zákona o ochrane osobných údajov na účely priameho marketingu
v poštovom styku, alebo
c) poskytovaniu osobných
údajov uvedených v zákona o ochrane osobných údajov na účely priameho
marketingu.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov má
dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej spoločnosti alebo
osobne, ak vec neznesie odklad, právo kedykoľvek namietať voči spracúvaniu
osobných údajov v prípadoch podľa zákona o ochrane osobných údajov
vyslovením oprávnených dôvodov alebo predložením dôkazov o neoprávnenom
zasahovaní do jej práv a právom chránených záujmov, ktoré sú alebo môžu byť v
konkrétnom prípade takýmto spracúvaním osobných údajov poškodené; ak tomu
nebránia zákonné dôvody a preukáže sa, že námietka dotknutej osoby je
oprávnená, spoločnosť je povinná osobné údaje, ktorých spracúvanie dotknutá
osoba namietala, bez zbytočného odkladu blokovať a zlikvidovať ihneď, ako to
okolnosti dovolia.
Podľa zákona o ochrane osobných údajov má
dotknutá osoba na základe písomnej žiadosti adresovanej spoločnosti alebo
osobne, ak vec neznesie odklad, právo kedykoľvek namietať a nepodrobiť sa rozhodnutiu
spoločnosti, ktoré by malo pre ňu právne účinky alebo významný dosah, ak sa
také rozhodnutie vydá výlučne na základe úkonov automatizovaného spracúvania
jej osobných údajov. Dotknutá osoba má ďalej právo žiadať spoločnosť o
preskúmanie vydaného rozhodnutia metódou odlišnou od automatizovanej formy
spracúvania, pričom spoločnosť je povinná žiadosti dotknutej osoby vyhovieť, a
to tak, že rozhodujúcu úlohu pri preskúmaní rozhodnutia bude mať oprávnená
osoba; o spôsobe preskúmania a výsledku zistenia prevádzkovateľ informuje
dotknutú osobu v lehote podľa zákona o ochrane osobných údajov. Dotknutá
osoba nemá toto právo len v prípade, ak to ustanovuje osobitný zákon, v ktorom
sú upravené opatrenia na zabezpečenie oprávnených záujmov dotknutej osoby,
alebo ak v rámci predzmluvných vzťahov alebo počas existencie zmluvných vzťahov
prevádzkovateľ vydal rozhodnutie, ktorým vyhovel požiadavke dotknutej osoby,
alebo ak prevádzkovateľ na základe zmluvy prijal iné primerané opatrenia na
zabezpečenie oprávnených záujmov dotknutej osoby.
Ak dotknutá osoba uplatní svoje právo:
a) písomne a z obsahu jej
žiadosti vyplýva, že uplatňuje svoje právo, žiadosť sa považuje za podanú podľa
zákona o ochrane osobných údajov; žiadosť podanú elektronickou poštou
alebo faxom dotknutá osoba doručí písomne najneskôr do troch dní odo dňa jej
odoslania,
b) osobne ústnou formou do
zápisnice, z ktorej musí byť zrejmé, kto právo uplatnil, čoho sa domáha a kedy
a kto vyhotovil zápisnicu, jeho podpis a podpis dotknutej osoby; kópiu zápisnice
je spoločnosť povinná odovzdať dotknutej osobe,
c) u sprostredkovateľa podľa
písmena a) alebo písmena b), je ten povinný túto žiadosť alebo zápisnicu
odovzdať spoločnosti bez zbytočného odkladu.
Dotknutá osoba pri podozrení, že jej osobné
údaje sa neoprávnene spracúvajú, môže podať návrh na začatie konania o ochrane
osobných údajov na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so
sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika alebo kontaktovať
úrad prostredníctvom jeho webového sídla http://www.dataprotection.gov.sk.
Ak dotknutá osoba nemá spôsobilosť na právne
úkony v plnom rozsahu, jej práva môže uplatniť zákonný zástupca.
Ak dotknutá osoba nežije, jej práva, ktoré mala
podľa tohto zákona, môže uplatniť blízka osoba.
Žiadosť dotknutej osoby podľa zákona
o ochrane osobných údajov vybaví spoločnosť bezplatne.
Žiadosť dotknutej osoby podľa zákona
o ochrane osobných údajov vybaví spoločnosť bezplatne, okrem úhrady vo
výške, ktorá nemôže prekročiť výšku účelne vynaložených vecných nákladov
spojených so zhotovením kópií, so zadovážením technických nosičov a s odoslaním
informácie dotknutej osobe, ak osobitný zákon neustanovuje inak.
Spoločnosť je povinná písomne vybaviť žiadosť
dotknutej osoby podľa zákona o ochrane osobných údajov najneskôr do 30 dní
odo dňa doručenia žiadosti.
Obmedzenie práv dotknutej osoby podľa zákona
o ochrane osobných údajov spoločnosť bez zbytočného odkladu písomne oznámi
dotknutej osobe a Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
Spoločnosť Vás, ako dotknutú osobu týmto
informovala o ochrane Vašich osobných údajov a poučila Vás
o Vašich právach vo vzťahu k ochrane osobných údajov v rozsahu
tejto písomnej informačnej povinnosti.
V Košiciach, dňa: 24. 04. 2019
Ing. Zuzana Fritschová